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任友群:建设基于数据流的工作流

发布时间:2019-05-15 10:22 来源:未知 编辑:admin

  Minerva大学,让我们看到了“互联网+高等教育”。这是用互联网再造的教学流程的教育,我们讨论教育信息化、大学信息化,可能还是更多的用信息化手段来优化我们的传统的教学模式。这是互联网+高等教育非常前瞻的一个模式,当然我们还需要对它有一个观察的过程。

  我们最近一直在谈“互联网+教育”,但“互联网+教育”和“教育+互联网”的区别在哪里?我的看法是。可以说“教育+互联网”是以工作(业务)为核心,“互联网+教育”是以数据为核心。需要指出的是在我看来,“教育+互联网”是达成“互联网+教育”的一个阶段,从信息化建设的一般规律来看必定需要走过“+互联网”才能走到“互联网+”。但恕我直言,目前中国高校大多还处于“+互联网”,离“互联网+”还远得很。

  就目前来看,高校的工作流和数据流之间有一种互动。这种互动随着信息化的建设越来越强大。我们一直提出:数据不仅仅包括基础数据,对我们的工作而言动态数据往往价值更大。我们一直提倡数据的“伴随式”收集,数据产生在工作中,理想状态下,通过工作流积累数据流,通过数据流优化工作流。工作流越顺畅,连接得越多,获得的数据才能更多,指导优化工作流的效益才能更大。数据流越强大、越优化,可能工作就越顺畅,工作流的效能发挥就越好,这本身是一个相辅相成的过程。

  大家可以看到,高校信息化治理的情况,有信息化统筹部门,除了信息办还有各种各样的处室、院系,这本身就是一个互相沟通的治理协调。为什么叫治理?什么叫做治理,治理最本质的就是谁也说了不算,必须多主体商量着办。信息化随着国家财力的增加,不管地方高校还是国家重点高校,实际上一般投入到一定量以后,它整个水平还是比较会趋同,大部分条件都能达到,就是有个时间早晚的问题。但是信息化治理是非常难的一件事情。大家看到如下图所示,我们的角色是这样的:学生、老师、管理者都面临着一堆的管理系统,这是比较糟糕的。使用者在信息化系统中转了几圈转不回来,解决不了问题,就会抱怨、投诉等。很多学校处于这样的阶段。

  第一,业务流程复杂,臃肿。跨部门的流程更为繁复。且流程内容简单模糊,一旦遇到摸棱两可之处,灰色区域之间,用户往往周旋于各部门而终不得其果。部分职能部门开始建设自己的线上流程系统。如设备采购,财务审批,科研审批等。但各个线上流程之间往往缺乏集成与互通。对于用户而言,其业务流程并未得到简化,反而可能变得更加复杂。

  第二,建维难度高。将业务流程作为一个应用系统来建设,就必须要进行系统开发,要写代码。建设难度较高,业务部门通常无法独立完成,必须委托第三方公司来进行。在此模式下,将来流程一旦发生变更,势必要对系统代码进行更改。维护成本高昂且响应速度缓慢。

  第四,数据紧耦合。由于缺乏对部门业务的执行数据整合。数据紧紧的落在业务部门内部,无法与外界共享。

  大家可以看如下图所示,决策支持在上面。然后我们看到数据中心,从决策者、应用者我们面临的就是工作流。这是我们希望达到的状态。通过工作流的建设,理顺流程,连接各个应用系统。以用户为中心,提高业务效率。通过运行产生的数据进行分析,为决策提供支持,并对工作流进行优化,形成闭环。我们学校在设计新的网站的时候,就设计了所谓的角色安排。你是在校学生还是在校老师等等,你的角色不同我给你看的页面就不一样,你只考虑你的角色,不需要惦记后台是哪些部门。

  要达到这种状态,最好的办法是所有的系统由信息化统筹部门统一开发,但这明显不符合现阶段高校信息化建设的实际。而且信息化统筹部门全面介入所有业务部门的工作也不现实。怎么办?比较理想的方式是使业务部门能够与信息化统筹部门直接对接,使业务部门减少对技术人员和企业的依赖程度,就能够对流程进行制作/修改(模块化的组建,简单的鼠标拖拽),提高对业务需求的响应速度。而要达成这种局面就需要通过工作流工具。通过工作流平台的开放,实际上也对业务部门的流程系统开发提出标准。而在大家都符合标准后,流程自然能够进行有效的串联和整合。我觉得这种改造是今后一阶段信息化建设的趋势。

  我校有一个信息化的统筹部门能够来协调企业、业务部门,这是我们希望能做到的。现在来看,我们希望能够通过工作流,信息化部门负责统筹所有的业务部门,业务部门都在工作流中扮演不同的角色如下图所示。

  大家知道,现在有很多工作流工具,如下图所示。我们的同志都在对这些工具进行各种各样的测试。我们比较强调用微信上的一些企业号的功能来做学校的一些改革。我们认为,“十三五”期间我校所有的主流业务都必须能够在手机端上有应用功能。手机是离不开的东西,所以必须考虑手机端,手机的服务提供好,你得到的响应度会更好,这也是一个很重要的考虑因素。华东师范大学正在利用工作流工具全面提升学校信息化建设。

  我个人觉得信息化应该成为一个高校建设比较快速发展的方向。总体趋势:大部分的学校在适当投入下,信息化硬件水平是很接近的,真正工具和装备上的差距会越来越小。在信息化的建设中工具是重要的,但工具只是一端,如果没有好的机制,再好的线上工具也无法发挥效用。信息化建设一定需要线上工具与线下机制的联动。高校信息化的建设最后还是需要有一个CIO的制度,CIO不仅仅是某个人,而是一套应对的体制机制。

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